As pessoas estão sempre trabalhando em equipe, no entanto, nem sempre existe cooperação entre elas. Para entender melhor o que significa a colaboração no âmbito profissional, a Herman Miller realizou uma pesquisa de opinião com 15 empresas (todas classificadas como altamente colaborativas) nos Estados Unidos, Reino Unido, Índia e Austrália.
No total, 2.900 funcionários foram pesquisados durante 700 horas observadas. Os resultados indicaram que o "tipo de colaboração" varia e depende muito da cultura da empresa, da tecnologia disponível e da configuração do espaço de trabalho. Oferecer uma variedade de espaços com finalidades específicas, possibilitar que os funcionários possam observar uns aos outros enquanto estão trabalhando, e melhorar os espaços de convivência nos quais todos os membros de uma equipe se encontram pode ajudar muito nesse sentido.
Google cultiva a criatividade através de uma estratégia que eles chamam de "Tempo Ocioso para Inovação". Os engenheiros de projetos podem passar 20% do seu tempo (o equivalente a um dia de trabalho por semana), desenvolvendo suas próprias ideias, que, normalmente, requerem a ajuda e colaboração de outros colegas. A metade dos produtos lançados recentemente, incluindo Gmail, Google News e AdSense, são resultados destas parcerias. Ainda que nem todas as empresas sejam como Google, ela ilustra bem o que muitos dos estudos mostram: existe uma forte relação entre a cooperação e o êxito empresarial.
Um estudo internacional -encomendado pela Google e pela Fundação Futuro- encontrou uma relação positiva de 81% entre a colaboração e a inovação. A colaboração possibilita uma vantagem competitiva, e, por essa razão as empresas estão buscando uma maneira de encorajar e apoiar a cooperação de maneira que funcione, de fato, em suas empresas, de acordo com sua cultura corporativa. Ao adotar um enfoque holístico à colaboração, deve-se entender que existem muitos fatores que podem influenciar. Entre eles estão as políticas tecnológicas e de recursos humanos, a cultura corporativa e o ambiente interno dos escritórios, gerando um importante impacto tanto na produtividade como na satisfação dos funcionários.
Ainda que existam tecnologias como FaceTime e WebEx, que permitem que as pessoas se vejam e compartilhem documentos a partir de lugares remotos, as pessoas valorizam os lugares, os espaços. Isso pode mudar a medida que os "nativos digitais" (aqueles que nasceram com a tecnologia) entrem no mercado de trabalho. No entanto, as pessoas de todas as outras gerações ainda preferem a comunicação "olhos nos olhos", o que proporciona uma conexão interpessoal, clareza e aumento da eficiência no trabalho.
Características da Colaboração
A pesquisa de Herman Miller mostra que quase 60% das pessoas entrevistadas respondeu que a última vez que passaram por um processo de colaboração ele durou cerca de 30 minutos e que deste processo participaram menos de quatro pessoas. Quando cinco ou mais pessoas se reúnem, os encontros tornam-se mais formais, duram mais tempo e, geralmente, acontecem em uma sala de conferências fechada. Observou-se vários tipos de ações que caracterizam esses eventos:
- Troca de informações: intercâmbio rápido de respostas (quem, que, onde e quando).
- Cocriação: trabalhar com outras pessoas para alcançar novos resultados.
- Interação social: interações que formam a base das relações sociais.
- Transferência de conhecimentos: uma pessoa ensina o que sabe à outra respondendo à pergunta "como".
- Foco: a produtividade aumenta com o mínimo de distrações.
- Comportamento: as pessoas se comportam de maneira mais simples, familiar e funcional.
O sentido tradicional de colaboração implica em organização: pessoas eram convidadas (ou convocadas) a se reunirem de forma programada em salas privadas. Mas o estudo demonstrou que a colaboração é essencialmente espontânea. Muitas vezes não planejada e nem definida e, às vezes, também um pouco caótica. Metade das reuniões colaborativas são de curta duração (34% deles durou 15 minutos e 60% durou menos de 30 minutos), e participaram deles, somente duas ou três pessoas, sem nenhum equipamento auxiliar. A pesquisa apontou também que 70% das colaborações acontece em mesas. As pessoas buscam espaços para as reuniões quando precisam de mais privacidade, diferentes equipamentos ou quando esperam que uma reunião tenha a seriedade necessária para provocar uma mudança no interior da empresa.
Em suma, quando as pessoas querem colaborar, buscam sempre a solução mais conveniente naquele momento. Se o escritório tem tudo o que for necessário, o utilizarão. Se não for grande o suficiente, ou se necessitar de alguma tecnologia específica, vão se reunir em um outro espaço que seja próximo e que lhes garanta que a tecnologia necessária funcionará corretamente. Usarão salas que não os acomodam somente como último recurso. Além disso, os grupos maiores tendem a ser mais estruturados e formais em sua colaboração, se reúnem em espaços fechados durante períodos mais longos e com mais ferramentas.
Em todos os continentes abrangidos pela enquete, a colaboração, assim como o trabalho, é universal. Trabalhos semelhantes em diferentes empresas e em diferentes países tem processos de execução muito parecidos. Por exemplo, um gerente de projetos na Austrália utiliza a mesma tecnologia, tem a mesma quantidade de reuniões, interage com o mesmo tipo de pessoas, que um diretor de projetos nos Estados Unidos.
A tecnologia disponível em um espaço determinará se a sala será utilizada e a maneira com a qual as pessoas vão interagir nela. Durante a enquete, a Herman Miller descobriu que os espaços com ferramentas tecnológicas são cinco vezes mais utilizados do que aqueles que não possuem esse tipo de equipamento. Apontou também que as pessoas estão, cada vez mais, utilizando telas planas como ferramenta de colaboração e não apenas nas apresentações.
Isso se aplica também de maneira mais ampla. A "nuvem" digital permite o acesso às aplicações corporativas e documentos a partir de qualquer computador que tenha acesso à Internet. Quando o conteúdo pode ser baixado através da nuvem, a partir de qualquer lugar, as pessoas simplesmente carregam consigo um pequeno dispositivo para visualizá-lo.
O papel é utilizado em 65% das reuniões, mas há uma redução de seu consumo através de iniciativas estratégicas, incluindo programa de capacitação, equipes dedicadas à redução de papel e à instalação de vários monitores para que seja mais fácil compartilhar documentos digitais do que imprimi-los. Foi interessante observar que nos grupos dentro de uma empresa, a necessidade no uso do papel pode variar enormemente. Numa empresa, um departamento pode funcionar completamente sem papel, enquanto que outro departamento, pode ser totalmente dependente dele.
Os escritórios das empresas pesquisadas mostram uma tendência a preferir espaços mais abertos e flexíveis, especialmente na Austrália e no Reino Unido. Algumas companhias estão construindo passarelas nas áreas de serviço, onde ficam a cafeteria e caixas eletrônicos. A intenção é afastar as pessoas do elevador e levá-las às zonas sociais, onde a interação espontânea pode acontecer a partir de um encontro casual.
Apesar das áreas comuns serem fáceis de serem criadas, é bem difícil conseguir que as pessoas a utilizem. Para que as pessoas sintam que os espaços são realmente úteis, eles tem que ser confortáveis e bem equipados, com as ferramentas adequadas. Além disso, deve proporcionar a sensação de que "tudo bem utilizar esses espaços" e as pessoas geralmente se guiam pelo comportamento dos demais: "seus colegas o usam?" "quando e como?" "o que gerente acha disso?"
O trabalho está em constante evolução. O mercado global, a complexidade dos problemas, o tempo de comercialização e outros fatores, apontam para a maior necessidade de colaboração. Os ambientes de trabalhos também devem evoluir.
Uma tendência emergente é a de proporcionar diversos tipos de espaços para que os funcionários possam escolher qual deles mais se atende às suas necessidades. Os espaços abertos podem melhorar a comunicação, mas não são eficazes para todos os tipos de atividades. Salas pequenas podem proporcionar às pessoas a tranquilidade necessária para sintetizar as informações e escrever relatório, por exemplo. E existe também a necessidade de salas onde se possa fazer uma ligação sem ser ouvido, para aqueles que precisem de maior privacidade, o que inclui a capacidade de controlar o acesso que outros tem àquela sala: "Ainda que possa parecer contraditório, a pesquisa mostra que as interações informais não acontecerão se os funcionários não elegerem o momento certo no qual realizá-las", escreveram Anne-Laure Fayard e John Weeks na Harvard Business Review.
Diminuir o espaço individual, aumentar o espaço colaborativo
Quando se dispõe de bons espaços colaborativos, as estações de trabalho passam a ser menos utilizadas. A análise de Herman Miller mostra que as estações de trabalho permanecem desocupadas em 60% do tempo, e em todos os setores os escritórios particulares ficam desocupados em 77% do tempo. Com esse dado, algumas empresas, especialmente no Reino Unido, estão reduzindo a quantidade de espaço destinado às estações de trabalho designadas à algum funcionário específico e aumentando os espaços comunitários.
Espaços de visualização vertical
Os ambientes também podem apoiar a colaboração ao entregar espaços verticais de exibição para que os funcionários possam comportar calendários, croquis, mapas mentais, listas e outros temas relacionados com o trabalho, para que possa cumpri-los e referir-se a eles com mais facilidade e eficiência. Esses elementos foram sendo reduzidos com a diminuição dos espaços de escritórios e mesmo que a informação possa ser armazenada em computadores, as pessoas ainda preferem quando esses lembretes e artefatos são físicos e ficam visualmente disponíveis. Durante a pesquisa foram encontrados funcionários improvisando para criar seus próprios espaços verticais com lousas e murais.
Facilitar e promover o encontro
Um dos participantes da pesquisa trabalha em mais de 12 edifícios. Na ausência de um bom localizador, as pessoas tendem a utilizar a forma mais tradicional (ainda que pouco eficaz) de comunicação: "Alguém sabe onde a Mary Johnson está trabalhando hoje e em que edifício?" É difícil colaborar com alguém quando se depende da sorte para encontrá-lo. Isso vai além da comunicação visual e para ajudar no processo, pode-se incluir a criação de aplicativos inteligentes para smartphones, como Foursquare, por exemplo.
Além do desenho: a cultura corporativa
Independentemente dos espaços colaborativos serem atrativos e funcionais, os funcionários não os utilizarão a menos que a cultura corporativa os aprovem. As pessoas devem sentir que tem permissão de permanecer em áreas informais, especialmente se os gerentes e executivos ignoram essas áreas. A Herman Miller identificou que há pessoas que vão às "áreas do café" - especificamente para promover a colaboração-, tomam um café e logo retornam aos seus cubículos individuais. Ao contrário, as áreas de cópia e impressão de documentos muitas vezes permitem fomentar a colaboração informal graças à "fila de espera" que se forma nelas, ainda que não estejam projetadas para esse propósito.
Uma das empresas, que foi particularmente rigorosa com a criação de "comunidades de colaboração", reduziu suas taxas de falhas em cerca de 75% em seis anos e aumentou sua produtividade anual em 10%. Esse êxito depende de quatro coisas: do desenvolvimento e da construção de um propósito em comum; de cultivar uma ética de contribuição; de desenvolver processos que permitam que funcionários trabalhem juntos em projetos flexíveis, mas disciplinados; e da criação de uma infraestrutura onde a colaboração é valorizada e recompensada.
As empresas progressistas veem a colaboração como um trampolim para algo maior e mais valioso, a "cocriação" com os clientes. Uma enquete realizada com executivos de todo o mundo mostra que essas empresas conseguem colaborar com os clientes em níveis "sem precedentes". A tecnologia faz com que isso seja mais fácil, mas antes disso, o escritório deve ser o lugar escolhido para estabelecer relações a longo prazo, proporcionando um espaço de colaboração e confiança, antes de passar para o espaço virtual.
Conclusões
Ainda que a colaboração possa ocorrer em qualquer lugar não é fácil fazer com que ela aconteça dentro das empresas. Depende da cultura da empresa: "que comportamento permite-se e recomenda-se dentro da companhia?" Depende do espaço físico e das instalações: "existem espaços atrativos para desenvolver meu trabalho" e depende, também, da tecnologia: "os espaços estão equipados com as ferramentas necessárias para as atividades que serão realizadas nele?"
Brian Green, pesquisador da Herman Miller, que dirigiu o estudo, compara o comportamento colaborativo com o processo de mixagem em uma mesa de som. "Ás vezes a organização é culturalmente favorável para a colaboração, mas o espaço é um obstáculo ou não existem as instalações necessárias para que atendam essa demanda aos grupos", comenta. "Ou, talvez o espaço seja ideal à colaboração mas que não existe uma cultura dentro da empresa. A mistura de fatores importa muito mais do que apenas um deles", conclui.
* Mais reflexões a respeito da evolução dos espaços de trabalho no seguinte link.
