Gastamos muito tempo e esforço debatendo e pesquisando como projetar um escritório perfeito - talvez tempo demais, de acordo com Rachel Casanova, Diretora do Workplace no Perkins + Will. Neste post, publicado originalmente pela Metropolis Magazine como "When the Open Office Isn't Always the Problem or Solution", Casanova argumenta que deveríamos pensar no projeto de escritórios de forma mais holística, levando em conta não apenas o espaço físico, mas também a forma como o cliente administra seu local de trabalho. Na melhor das hipóteses, o desenho pode catalisar a criação de um ambiente de escritório mais amigável, mas para cada empresa a maneira de conseguir isso pode ser diferente; não há uma solução "ideal" para escritórios. Leia mais abaixo para descobrir o porquê.
O escritório de planta livre não teve um bom ano. Críticas recentes têm ligado espaços de trabalho abertos ao declínio dos níveis de produtividade individual e satisfação dos trabalhadores. Os críticos e colunistas se queixaram do ruído, da falta de privacidade e da terrível uniformidade. No entanto, na última década, o escritório aberto tem evoluído aos trancos e barrancos. O Vale do Silício popularizou o local de trabalho casual, embelezando a planta aberta com bolsões de espaço de lazer e zonas sociais. Os sistemas de escritório de hoje incorporam muito mais escolhas, oferecendo inúmeras configurações de espaço de colaboração, de espaços comuns e de tecnologia integrada que tornam mais fácil para os trabalhadores adaptarem seus locais de trabalho ao seu gosto.
No entanto, meu objetivo não é argumentar a favor ou contra o escritório aberto. Em vez disso, quero mudar a conversa para o nível macro, perguntando como o espaço pode funcionar independentemente da estratégia implementada. Nossos clientes têm relatado aumento de engajamento, melhor comunicação e maior acessibilidade da liderança e benefícios que eles atribuem ao seu ambiente de trabalho. O escritório aberto tem sido associado aos locais de trabalho mais saudáveis, maior acesso à luz e satisfação geral com o trabalho. Mesmo assim, eu não acho que o crédito ou a culpa devem ser atribuídos unicamente à disposição física ou à concepção de um local de trabalho.
Mas e se as reclamações sobre o escritório estiverem equivocadas? Talvez o local de trabalho seja apenas um sintoma, e não a raiz do problema. Vamos explorar uma visão mais holística, considerando a natureza do trabalho hoje. A velocidade com que as coisas estão acontecendo, para melhor ou pior, está acelerando. As empresas estão mudando a forma como fazem os negócios, a partir da forma como desenvolvem produtos e interagem com clientes e consumidores para a maneira como conduzem pesquisas e mantêm a percepção da marca. Além disso, os laços físicos ao local de trabalho estão se dissolvendo; muitos funcionários podem, e muitas vezes fazem, partes de seu trabalho com uma conexão de internet e um laptop ou tablet em casa.
Se um escritório é bem projetado e reforça os comportamentos esperados, ele apoiará as mudanças organizacionais que não foram totalmente adotadas. No entanto, enquanto o desenho pode permitir a mudança, ele não pode conduzí-la. Quando o desenho do local de trabalho entra em conflito com comportamentos existentes, ocorre a reação oposta. Nesse caso, o desenho inibe a adoção. O espaço, e muitas vezes a arquitetura que o emoldura, torna-se o problema. Isso faz sentido, o ambiente construído é visual, é tátil, é maleável e é fácil de criticar.
Pense em exemplos em que a mensagem de liderança e ação da administração não se reforçam mutuamente. Ou na implementação de metas com base em equipes que são prejudicadas por estruturas de recompensa individuais. Em relação ao espaço, ouvimos frequentemente que a política da empresa apoia o trabalho remoto, mas os gestores tomam medidas punitivas contra aqueles que o fazem. Quando estas questões latentes que criam desalinhamento são expostas, o projeto do escritório é o alvo.
Não é à toa que dois estudos recentes descobriram que o envolvimento dos funcionários está em um ponto dramático. Gallup relata que apenas 30% das pessoas empregadas em tempo integral estão envolvidas e inspiradas no trabalho. Da mesma forma, um estudo da Towers Watson diz que 40% dos trabalhadores relataram que não tem apoio e outros 25% admitiram se sentir completamente desengajados.
Quando isso muda e o estresse existe dentro de ambientes de trabalho de hoje, o projeto do escritório pode não ser o culpado (nem o salvador). No entanto, é o que leva a má reputação. No melhor dos casos, uma mudança no espaço físico pode ser o catalisador para outras mudanças. Portanto, nossa oportunidade e responsabilidade é garantir que um espaço de trabalho possa contribuir para uma organização de alto desempenho.
Considere os seguintes princípios na próxima vez que você se envolver na reforma de um escritório:
- Mensagens de liderança e conexão com as prioridades do negócio é uma obrigação.
- Entendimento da Administração e engajamento ativo são fundamentais.
- Entenda a diferença entre os processos oficiais e da forma que "as coisas realmente são feitas".
- A mudança deve ser alinhada aos processos de negócios, tecnologia, cultura e estratégias de recursos humanos em relação à mudança de espaço destinado. Compreenda o impacto que o espaço terá.
- Concentre-se na universalização dessas outras mudanças nos negócios antes de redesenhar um espaço de trabalho. Quando isso não for possível, use o ciclo de projeto e a construção para se concentrar antes de se mudar para um novo ambiente.
- Educar, envolver e capacitar os funcionários a mudar. Comprometa-se com a comunicação e a oportunidades para os funcionários a participar da mudança transparente e investir na formação, a fim de fazer o caminho "novo" mais atraente do que o antigo.
Sim, um bom projeto é importante; ele pode ajudar no envolvimento dos funcionários, na produtividade e na conexão entre os negócios da empresa e sua responsabilidade social. Mas ele não é o único catalisador para a mudança. Vamos oferecer uma visão menos extrema e parar de fazer do escritório aberto uma solução.
Rachel Casanova é diretora do Workplace no Perkins + Will, e jurada do Concurso de Projetos "Espaço de Trabalho do Futuro 2.0".
