Em seu dia a dia, os arquitetos enfrentam muitas distrações e desafios: lidar com clientes, colaboradores e prestadores de serviço; manter-se atualizado com o mais recente software e tecnologia; elaborar planejamentos e documentos; e se você tiver sorte, projetar algumas coisas no meio tempo. Originalmente publicado por ArchSmarter, este post apresenta 21 dicas sobre como maximizar a produtividade e minimizar o trabalho desnecessário.
Cronogramas de projetos estão ficando cada vez mais curtos. As tipologias construtivas estão cada vez mais complexas. Nós já trabalhamos duro, mas há tantas horas no dia. Como arquitetos, temos de trabalhar com mais agilidade, não mais afinco. Como podemos maximizar a nossa eficiência? Como podemos gerenciar o crescente fluxo de informação? Como podemos projetar melhor, mais rápido?
A seguir, 21 dicas para trabalhar de forma mais inteligente:
Planeje seu trabalho
1. Entenda a diferença entre "eficaz" e "eficiente". Eficaz é fazer as coisas certas. Eficiente é fazer as coisas da maneira correta. Ambos são importantes, mas você precisa estar fazendo as coisas certas antes de poder fazê-las da maneira correta. Combine os dois e você vai realmente trabalhar de forma mais ágil.
2. Lembre-se do princípio 80/20. Oitenta por cento dos seus resultados vêm de apenas vinte por cento do seu esforço. Foco em resultados, não no trabalho. Mais horas nem sempre é igual a mais resultados.
3. Descreva o seu processo. Sim, cada projeto é único, mas as tarefas e metas em cada projeto são bastante semelhantes. Delinear o processo ajuda a ver onde eliminar etapas ou tornar o processo mais eficiente. Mapas Mentais são uma ótima ferramenta para este exercício.
4. Use checklists. A maioria dos softwares de gerenciamento de projetos permite que você crie listas e listas de afazeres. Uma vez que você esboçou o seu processo, você pode criar listas de verificação para cada etapa do projeto. Quais são suas entregas padrão? Quais os problemas que você costuma ter que resolver? O que muitas vezes fica perdido? Dê uma olhada no livro de Atul Gawande, The Checklist Manifesto, para obter conselhos práticos sobre como criar e gerenciar listas de verificação.
Foque em seu tempo
5. Tempo é um recurso que não pode ser criado ou armazenado. É nosso bem mais precioso. Use-o de forma eficaz - isso é tudo que você pode fazer.
6. Dê preferência para as coisas que realmente importam.
7. Tente trabalhar menos horas, não mais. Isso força você a se concentrar nas tarefas mais importantes. Além disso, pesquisas mostram que trabalhar mais de 40 horas é totalmente improdutivo.
8. Mantenha um registro do tempo. Grave como você gasta seu tempo durante o decorrer de uma semana típica. Este registro deve ser mais detalhado do que um quadro de horários. Grave tudo que você faz ao longo de um dia de trabalho. Escrever um e-mail a um cliente, navegar na Internet - registre-o. Faça isso por uma semana inteira e você terá uma boa imagem de onde vai o seu tempo.
9. Comece pelo pior. Mark Twain disse que se você comer um sapo vivo como primeira coisa na manhã, em seguida, nada de pior vai acontecer com você o dia todo. Combata a coisa que você realmente não quer fazer na primeira parte da manhã, quando você ainda está fresco e então você pode passar para as tarefas que realmente gosta.
10. Tarefas relacionadas. Se você está trabalhando em vários projetos, tente trabalhar em tarefas semelhantes em vez de saltar de projeto para projeto. Isto vai poupar tempo e energia, uma vez focado em uma única tarefa.
11. Cultive o seu estado de espírito tranquilo. Como arquitetos e designers, o trabalho de alto valor que oferecemos requer bastante tempo. Precisamos ficar imersos em um problema para compreendê-lo. É desta forma que fazemos o nosso melhor trabalho criativo.
Gerencie suas informações
12. Minimize reuniões. Antes de agendar uma reunião, pergunte a si mesmo: "Por que estamos tendo essa reunião? É necessário? Qual é o objetivo?". Mais reuniões significa menos trabalho sendo feito. Use uma agenda para indicar a finalidade e resultado desejado da reunião. Mantenha os participantes reunidos o mínimo possível e defina um limite de tempo fixo. Se você precisa se reunir regularmente com sua equipe de projeto, considere uma reunião stand-up.
13. Use filtros de mensagens em seu programa de e-mail para encaminhar os recebidos para pastas apropriadas. Eu uso o Thunderbird para o meu e-mail. Criei um filtro que confere as mensagens recebidas com a palavra "unsubscribe" (anular inscrição). Se um e-mail tem essas palavras, é provável que seja de lista de newsletter. Não é um e-mail urgente de um cliente ou colega. O Thunderbird move essas mensagens para uma pasta "Read Later". Isso mantém minha caixa de entrada bastante manejável. Se você trabalha em muitos projetos, você pode criar filtros que usam endereços de e-mail.
14. Não verifique seu e-mail. Processe-o.
15. Desative as notificações de e-mail no seu computador e telefone. É apenas um convite para distração. Como se nós realmente precisássemos de mais distração ainda...
Conheça suas ferramentas
16. O que está na sua caixa de ferramentas? Faça um inventário das ferramentas que utiliza (físicas e digitais) em uma base diária. Confira este exemplo de um grande estoque de ferramentas. Compare cada ferramenta com o trabalho que você precisa fazer. É a ferramenta certa para o trabalho? É melhor ter algumas ferramentas que você realmente sabe como usar do que uma enorme caixa de ferramentas juntando poeira.
17. Quando foi a última vez que você teve algum treinamento formal de software? Se você é como eu, provavelmente só instalou o software e começou a aprender anos atrás. O problema é que ficamos presos em velhas formas de trabalho, especialmente se você não usar o programa diariamente. É por isso que eu comecei o Excel para Arquitetos. Eu percebi que eu não sabia usar qualquer um dos recursos avançados do Excel e por isso me propus a aprendê-los.
18. Use atalhos de teclado. A maioria dos programas tem atalhos de teclado para os comandos. Em muitos casos, você pode até mesmo programar seus próprios atalhos. Você pode economizar muito tempo ao longo do dia, usando menos cliques para realizar o seu trabalho.
Automatize tarefas mecânicas
19. Criar modelos. Você envia e-mails semelhantes com freqüência? Salve uma cópia do e-mail como um modelo. Você usa documentos semelhantes de um projeto para outro? Salve uma cópia como modelo. O mesmo acontece com CAD e BIM. Crie um arquivo BIM modelo que contém todas as suas folhas padrão e detalhes. Você pode economizar uma tonelada de tempo e reduzir os erros através da uniformização dos documentos que você produz. Reutilize tudo.
20. Personalize suas ferramentas conforme sua maneira de trabalhar. O software mais moderno é flexível. Você pode personalizar o software utilizando API ou Application Programming Interface. Com um pouco de esforço e algum conhecimento de programação, você pode fazer seu software funcionar melhor e mais rápido.
21. Use sequência de comandos (macros) para automatizar tarefas repetitivas. Por que fazer o trabalho pesado quando o computador pode fazer isso por você? Sim, é preciso um pouco de programação, mas com um pouco investimento no desenvolvimento de suas habilidades você pode economizar muito tempo na estrada. Quanto mais freqüentemente você faz uma tarefa, maior a economia de tempo. Você pode conferir algumas das minhas macros do Revit gratuitas aqui e aqui.
Uma última reflexão
Lembre-se de se divertir. Todos nós entramos nessa profissão por causa do nosso amor pela concepção e construção. Essa pesquisa mostrou que manter um senso de brincadeira no nosso trabalho é essencial para alcançar o nosso pleno potencial. Nem todo o trabalho é divertido, mas abordá-lo de forma criativa e com uma mente aberta poderá render melhores resultados e maior satisfação.
ArchSmarter foi fundada pelo arquiteto do CT Middletown, Michael Kilkelly em 2014, e tem como objetivo ajudar os arquitetos e designers a trabalharem de forma mais inteligente, proporcionando um grande conteúdo sobre a produtividade, personalização de software e análises de produtos. Você pode ver mais sobre a ArchSmarter em seu site.
Nota do Editor: Este artigo foi originalmente publicado em 11 de março de 2015 e atualizado em 19 de abril de 2019.
