Neste post publicado originalmente em ArchSmarter como "5 maneiras de trabalhar de modo mais inteligentemente neste ano", Michael Kilkelly continua com seu artigo de enorme sucesso 21 dicas para maximizar a produtividade e minimizar o esforço dos arquitetos adicionando novas atitudes que você pode tomar para melhorar a produtividade e alcançar seus objetivos.
Estamos iniciando o quarto mês de 2016. Eu não sei você, mas aquele ímpeto otimista do Ano Novo está começando a definhar. Eu sempre começo com entusiasmo para conseguir fazer grandes coisas. Eu tenho uma lista de coisas a fazer, tão longa quanto meu braço. Quero lançar muitos novos cursos. Quero escrever um livro. Quero criar grandes projetos para grandes clientes.
O problema é que o mundo real tem uma maneira de interferir nesses objetivos. Há prazos para terminar e contas a pagar. Todo esse tempo eu tive de lidar com coisas que não poderiam ser antecipadas, como os dias de neve, crianças doentes e inesperadas viagens para fora da cidade. E quanto a você? Sentindo-se da mesma maneira?
É essa época do ano que você precisa rever como está trabalhando e fazer alguns ajustes para que possa alcançar essas metas. Com isso em mente, aqui estão 5 maneiras para você sair da crise de inverno e trabalhar de forma mais inteligente este ano.
1. Projete seu trabalho
Nós somos arquitetos. Nós projetamos coisas para viver. Nós usamos um processo rigoroso para sintetizar vários requisitos em uma solução holística que melhor satisfaz os critérios funcionais e estéticos do problema, quer se trate de um projeto urbano, uma casa, uma secção de parede ou um detalhe do telhado.
Mas como projetar seu trabalho? Você pode aplicar esse mesmo processo que utiliza no seu próprio trabalho? Sim, você pode. Como acontece com qualquer problema de projeto, você precisa primeiro determinar as metas finais para o projeto. Como você vai saber quando você conseguiu alcançá-las? Você vai ganhar um prêmio de projeto? Entregou um edifício no prazo e dentro do orçamento? Ganhou uma promoção?
Depois de estabelecer os objetivos, aplique o método 80 - 20 para determinar quais atividades ajudaram você a obter esses resultados. Concentre-se implacavelmente sobre essas atividades de alto valor e ignore todo o resto. Se algo não vai chegar perto de seu objetivo, ignore ou delegue-o. Pode parecer contra-intuitivo, mas a quantidade de esforço necessário não está diretamente relacionada ao resultado final.
Outro método é tentar delinear o seu processo do início ao fim (mapas mentais são ótimos para isso). Veja onde você pode eliminar ou reduzir o número de passos. Tornar o processo mais eficiente possível. Criar listas de verificação para cada etapa do processo para garantir que nada seja perdido ou esquecido.
Por fim, analise a sua semana e determine o seu tempo. Marque as reuniões não-negociáveis ou compromissos. Agrupe o tempo restante como 1 - 2 blocos de horas de trabalho. Agende-os em seu calendário. Planeje metas realistas para cada bloco. Certifique-se de fazer uma pausa quando você completar um bloco. Você merece!
2. Concentre seu tempo
O tempo é nosso recurso mais precioso. Todo mundo tem 168 horas por semana. Nem mais nem menos. Certifique-se que cada hora conta.
Uma chave para a gestão eficaz do tempo é ser proativo e não reativo com o seu tempo. Planeje o que você estará fazendo em cada hora da semana. Projete sua semana com blocos de tempo reservados para trabalhar em suas atividades de alto valor. Sim, emergências podem aparecer, mas com isso estará agendando 80% do seu tempo. Isso deixa você com uma margem para explicar eventos ou compromissos inesperados.
Além disso, tente trabalhar menos, não mais. Na escola de arquitetura, nós fomos elogiados por virarmos noites trabalhando. Acontece que isso é contraproducente. Mais tempo definitivamente não é igual à melhores resultados, especialmente depois que você já colocou 50 horas no trabalho. Ao trabalhar menos, você precisa se concentrar no que é absolutamente importante. Não há tempo para mais nada.
3. Gerencie suas informações
Estamos inundados com informações todos os dias. Estima-se que hoje se recebe cinco vezes mais informação por dia do que em 1986! Algumas dessas informações é fundamental mas a maioria não é. Então, como podemos determinar em que prestar atenção e o que ignorar?
Em primeiro lugar, remova toda a desordem de seu ambiente de trabalho. Todos aqueles velhos conjuntos de desenhos e revistas só irão distraí-lo. Limpar sua mesa é uma maneira de limpar sua mente. Coloque apenas o que você precisa fazer na sua mesa.
Em seguida, desligue o seu e-mail e as notificações de mídia social. Você não precisa saber todos os status de atualização exatamente quando eles acontecem. Programe um tempo para verificar seu e-mail e sua mídia social. Não deixe que isso o distraia para fazer o verdadeiro trabalho.
Analise sua agenda e tente minimizar o número de reuniões em que você estará presente. Para cada reunião, pergunte se é realmente necessário. Poderia um e-mail ou telefone conseguir o resultado desejado? Se você determinar que é necessário, certifique-se que há uma agenda e cumpra-a. Reitere a finalidade da reunião no início assim o assunto se desenvolve mais rápido. Além disso, tente uma reunião em pé ou uma reunião curta para mantê-la a uma duração razoável.
Por último, não leia o seu e-mail, processe-o. Utilize pastas de instalação para todos os seus projetos e filtros para enviar seu e-mail até a pasta apropriada. Esperando um e-mail do seu cliente? Não há necessidade de cavar através de sua caixa de entrada. Basta verificar para ver se há um novo e-mail na pasta.
4. Conheça suas ferramentas
Que ferramentas (software ou de outra forma) que você usa regularmente? Faça uma lista de todas as ferramentas que você utiliza diariamente ou semanalmente. Para cada ferramenta, pergunte-se: "Esta é a melhor ferramenta para a tarefa?" Se você não tiver certeza, faça uma pesquisa para ver se há outras ferramentas que poderão fazer o trabalho melhor.
Se você estiver usando a melhor ferramenta para a tarefa (ou você não pode facilmente mudar para uma nova), aprenda a personalizar o software para funcionar melhor para você. Ajuste a interface, adicione ícones para suas ferramentas mais usadas e aprenda os atalhos de teclado (ou crie o seu próprio). Economizar alguns segundos a cada hora é muito vantajoso. Até o final do ano, você ganha alguns dias extras.
Você realmente sabe como utilizar todas as suas ferramentas? Se você não pode responder "Claro que sim!", vá buscar alguma formação. Há uma série de opções tanto online ou em pessoa. Qualquer conhecimento requer um longo caminho. Porém, aprender um novo truque pode poupar muito tempo ao longo de um ano. Confira no YouTube, Lynda.com ou inscreva-se no ArchSmarter para receber atualizações e saber mais sobre nossas oficinas de formação online.
5. Automatize suas tarefas
Trabalhe preguiçosamente. Quero dizer realmente preguiçosamente. Se você precisa fazer uma determinada tarefa mais do que cinco vezes por semana, encontre uma maneira de automatizar ou melhor ainda, terceirizá-la para que você possa passar para outras coisas. Terceirização pode ser tão simples quanto ter alguém na sua empresa que faz tarefa ou você pode usar um recurso externo, como Fancy Hands. Eu já usei o fancy hands para fazer todos os tipos de tarefas desde pesquisa até revisão.
Use modelos sempre que possível. Todos nós temos e-mails que enviamos regularmente. Ao invés de escrever um novo a cada vez tenha um modelo que você pode editar e reenviar quando necessário. O mesmo vale para todos os outros documentos padrão de escritório. Se você enviar um documento mais de uma vez, crie um modelo. Precisa de algumas modelos para a sua empresa? Confira Eric Reinholdt’s Architect + Entrepreneur Startup Toolkit. Eu uso esses modelos no meu próprio trabalho.
Este último é um grande problema, mas ele vai pagar dividendos enormes em toda a sua carreira. Aprender a programar. Não literalmente. Eu sou um grande defensor de que os arquitetos devem aprender a programar. Na verdade, eu escrevi um post inteiro sobre isso. Aprender a programar ajudará você a pensar de forma mais sistemática e tornar as tarefas seriamente mais produtivas. Não sabe por onde começar? Aqui estão alguns bons recursos. Se você quiser aprender a programar Revit, confira o meu curso on-line, Mastering Revit Macros.
Uma última coisa
Nem tudo é sobre trabalho. Lembre-se de cuidar de si mesmo. Dormir bem. Comer bem. Fazer pausas. É uma maratona e não uma corrida. Cuide do seu bem mais valioso, você!
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